Arhivă electronică de documente la CJ Dolj. Consiliul Judeţean (CJ) Dolj vrea să treacă toată arhiva de documente a instituţiei în format electronic.
Un lucru care va duce la un acces facil şi rapid la conţinutul şi informaţiile legate de anumite acte şi documente emise de instituţie şi, implicit, la o reducere a birocraţiei la nivel local şi judeţean.
Pentru asta, CJ Dolj a obţinut fonduri europene, prin Programul Operaţional Capacitate Administrativă 2014-2020, şi a lansat procedura achiziţiei de „Servicii de retro-digitalizare“.
„Scopul contractului este crearea unei arhive electronice indexate a documentelor Consiliului Județean Dolj, care va fi interconectată cu sistemul de management al documentelor existent la nivelul instituției“, se arată în anunţul de participare la licitaţie postat zilele trecute în sistemul electronic.
Valoarea totală estimată a contractului este de 810.000 lei, iar ofertele se primesc până la data de 16 decembrie.
Proiectul are ca obiectiv „consolidarea capacităţii CJ Dolj de a asigura calitatea serviciilor publice oferite exclusiv prin simplificarea procedurilor administraţiei locale şi reducerea birocraţiei pentru cetăţeni“.
Ce impune arhivarea electronică
Ce impune, de fapt, această retro-digitalizare? Scanarea, indexarea, validarea, reconstituirea fizică a documentelor din arhivă relevante pentru furnizarea serviciilor electronice şi crearea unei arhive de copii digitale ale documentelor tradiţionale existente în arhiva instituţiei, care prezintă valoare operaţională în prezent (cu termen de păstrare de peste patru ani).
O astfel de arhivă electronică indexată a documentelor Consiliului Judeţean Dolj ar putea fi consultată rapid sau ar putea oferi copii ale documentelor printr-o simplă căutare, reducându-se astfel timpul necesar pentru soluţionarea diverselor cereri.
În plus, o arhivă electronică ar duce la „conservarea informaţiilor conţinute în actele sau documentele aflate în acest moment pe suport de hârtie, documente care se degradează continuu din cauza consultării directe şi a vechimii acestora“, după cum se menţionează în caietul de sarcini.
Arhiva electronică de documente ar conţine 93.300 de dosare
Tot de aici aflăm că prin retro-digitalizarea documentelor din arhiva CJ Dolj se urmăreşte scanarea unui număr de circa 1.500 de metri liniari de arhivă, reprezentând circa 93.300 de dosare, cu un număr de aproximativ de 60 file/dosar.
Valoarea totală a proiectului european accesat de CJ Dolj este de 2.257.787 de lei. Din aceşti bani, valoarea nerambursabilă de la UE este în sumă de 1.919.119 lei, iar cea de la bugetul naţional de 293.512 lei.
Cofinanţarea Consiliului Judeţean Dolj, beneficiarul proiectului, este de 45.156 de lei.
