În condițiile în care cele mai multe dintre documente se pot transmite la distanță, persoanele fizice sau juridice nu mai trebuie să se deplaseze la diverse instituții pentru a depune efectiv acte. Documentele pot fi semnate de la distanță și transmise în format electronic. Pentru ca un document transmis de la distanță să aibă valabilitate trebuie să fie utilizată semnătură electronică. Pentru a putea semna electronic, persoana fizică sau juridică trebuie să dețină un certificat digital emis de unul dintre operatorii agreați în România.
Firmele sunt familiarizate cu semnătura electronică, pentru că declarația 112 către ANAF se depune de la distanță. Noutatea intervine pentru persoanele fizice.
Cum se obține certificatul digital
În România există cinci furnizori de semnătură electronică pe bază de certificat calificat. Acei furnizori au fost acreditați de către Ministerul Comunicațiilor. Cei cinci sunt CertSIGN, DigiSign, Trans Sped, Alfasign şi Certdigital.
Unii dintre ei oferă semnătură electronică doar pe bază de token (dispozitiv pentru păstrarea cheilor criptografice, care generează o parolă, după introducerea unui cod). Alți furnizori de certificat digital oferă şi varianta semnăturii electronice cu chei criptografice păstrate în Cloud, fără să fie necesară utilizarea tokenului.
Prețurile pentru un certificat digital pornesc de la 22 de euro, pentru un an (în cazul în care cheia criptografică se păstrează în Cloud). Prețul unui certificat digital poate ajunge la 47 de euro pe an (fără TVA).
Pașii de urmat pentru obținerea certificatului digital
Persoana fizică sau juridică trebuie să depună o cerere la furnizorul acreditat pentru emiterea de certificate digitale, de pe lista Ministerului Comunicațiilor. În cazul persoanelor fizice, trebuie depusă o copie după actul de identitate și o declarație pe propria răspundere. Problema este că declarația pe propria răspundere trebuie dată fie în fața unui notar, fie să fie certificată de un avocat.
Unul dintre furnizorii de certificate digitale le comunică potențialilor clienți, pe site-ul propriu, că pot evita să se ducă la notar sau la avocat pentru a certifica declarația pe propria răspundere. Însă persoanele respective trebuie să ajungă la o bancă, dintre cele cinci agreate de furnizorul respectiv de certificate digitale. Întregul dosar al solicitantului va fi depus la bancă, iar funcționarul bancar face identificarea persoanei.
În oricare dintre situații, solicitantul unui certificat digital trebuie să se deplaseze de la domiciliu o singură dată, pentru a rezolva cerințele de autentificare. Apoi, semnătura electronică este valabilă un an, doi sau trei, în funcţie de pachetul pe care îl achită solicitantul.
A apărut identificarea video, de la distanţă
Un singur furnizor de certificat digital face autentificarea solicitanților printr-o aplicație video, pe site-ul operatorului. Doar în acest caz nu este nevoie ca persoana să se mai deplaseze la notar, avocat sau la bancă.
După trimiterea cererii, certificatul digital se emite în interval de 24-48 de ore. Timpul difera de la un operator la altul.
Instituțiile, obligate să emită și să accepte documente cu semnătură digitală
Printr-o ordonanță de urgență emisă pe perioada situației de urgență, toate instituțiile trebuie să elibereze documente semnate electronic. De asemenea, instituțiile statului au obligația de a accepta orice document de la cetățeni care are semnătură electronică.
OUG nr. 38/2020, prevede expres la art. 3: „ (1) Actele emise în format electronic de autoritățile și instituțiile publice vor fi semnate cu semnătură electronică calificată“.Iar la art. 5 din OUG nr. 38/2020 se prevede: „(1) Începând cu data intrării în vigoare a prezentei ordonanțe de urgență, autoritățile și instituțiile publice au obligația primirii înscrisurilor semnate cu semnătură electronică“.
Institutiile sunt obligate sa ia in considerare documente trimise la distanta, inclusiv pe e-mail
OUG nr. 38/2020 mai prevede că instituțiile publice mai au anumite obligații. La art. 6 se arată: „În vederea primirii documentelor electronice, autoritățile și instituțiile publice vor pune la dispoziție portaluri proprii sau vor utiliza astfel de instrumente puse la dispoziție de către terți“.
În situația în care primirea documentelor electronice nu se poate realiza în conformitate cu dispozițiile de mai sus, autoritățile și instituțiile publice vor utiliza în acest sens poșta electronică (prin e-mail).
Cu alte cuvinte, nicio instituție a statului nu le poate refuza cetățenilor transmiterea documentelor de la distanță. În cazul în care această situație este posibilă pe perioada situației de urgență, ar putea să se mențină posibilitatea transmiterii de documente de la distanță. Fie pe baza semnăturii electronice, fie prin poștă electronică.
