Începând cu data de 01.07.2024, toate asociațiile de proprietari, inclusiv cele care nu emit facturi, vor fi obligate sa folosească sistemul RO e-Factura, pentru a putea descărca facturile de la furnizori. Administratori de bloc, în funcția pe care o reprezintă, au obligația să dețină semnătura electronică.
Pașii pentru obținerea semnăturii digitale și pentru înrolarea în SPV ar fi următorii:
„Primul pas pe care trebuie să îl facă o asociația este să ia semnătura electronică şi să obţină certificatul. Aceasta se poate lua pe asociaţie şi se împuterniceşte o persoană, de obicei administratorul sau firma de administrare, respectiv persoana care deţine atestatul. Asociaţia dă împuternicirea respectivei persoane ca să poată să folosească dreptul de semnătură. Dacă este o societate care administrează mai multe asociaţii este bine să ia o singură semnătură. Ulterior se instalează pe un calculator şi se intră în spaţiul virtual şi e- factura, se alege CUI-ul şi se accesează spaţiul virtual al fiecărei asociaţii. Dacă este o firmă aceasta plăteşte obţinerea semnăturii electronice şi ulterior decontează asociaţia. După ce asociaţia de proprietari are semnătura electronică, îşi creează spaţiul virtual. Acesta se face pe site-ul ANAF. La cererea pentru creearea spv se ataşează şi se încarcă împuternicirea de la asociaţia de proprietari, certificatul persoanei care are semnătura electronică şi procesul verbal care certifică alegerea preşedintelui asociaţiei de proprietari. Adică cel care semnează adeverinţa este chiar reprezentantul proprietarilor. Cererea este făcută de către persoana care are drept de semnătură electronică. Ulterior aceste documente se vor depune şi fizic la ANAF. Persoana care are drept de semnătură electronică trebuie să aibă şi o adresă de e-mail. Pe această adresă de e-mail va primi înştiinţarea că are acces la spaţiul virtual. Aici va face toate operaţiile. Când are facturi de emis le încarcă acolo şi tot aici descarcă facturile emise de furnizori. De exemplu, ENGIE a transmis asociaţiilor de propreitari că de la 1 iulie va emite doar facturi prin e-factura. La acest moment CAO, Termo emit în paralel facturi, fizic, dar şi în e-factura. Mulţi se sperie, dar nu este greu, a explicat Ionela Văcuţă, expert contabil.
Ghid pentru utilizarea sistemului național de facturare electronică
Spicuind din Ghidul pentru utilizarea sistemului național de facturare electronică, postat pe site-ul ANAF, în primul rând se achiziționează semnătura electronică şi certificatul digital (cloud/token fizic) de la unul dintre furnizorii agreați.
Fiecare furnizor are pe site instrucțiuni diferite pentru achiziționarea certificatului, verificarea video a cumpărătorului, documentele necesare pentru activarea certificatului.
După instalarea certificatului pe calculator se introduce token-ul fizic, urmează completarea documentului de confirmare solicitat de ANAF pentru crearea contului SPV. Acest document trebuie completat doar în partea de sus, semnat cu certificatul instalat/token și trimis sau uploadat, după caz, la furnizorul de certificate de unde ati cumpărat, pentru contra semnare.
După primirea documentul de confirmare semnat de persoana care are semnătura electronică și de furnizorul de certificate, acesta trebuie încărcat în câmpul „Selectați documentul de confirmare” de pe pagina ANAF.Se completează toate câmpurile din pagina menționată, iar în câmpul „Selectați arhiva zip cu documentele justificative” trebuie să încărcați o arhivă zip cu copia scanată a CI a solicitantului + dovada scanată de reprezentare legală (împuternicire din partea președintelui Asociației).
Ulterior se transmite pe email de la ANAF confirmarea că vi s-a creat contul SPV. Cel care are semnătura se poate loga în SPV, de pe site-ul ANAF, secțiunea “Autentificare certificat”.
Pentru Asociațiile de Proprietari care emit facturi si care nu folosesc un program de contabilitate, situația este puțin mai complicată. Acestea ar trebui să achiziționeze un soft de facturare, care să permită generarea xml-urilor, pentru a putea fi transmise la ANAF sau se poate folosi aplicația web, pusă la dispoziție de ANAF.
Ce facturi emite asociaţia de proprietari
Asociaţia de proprietari poate emite două tipuri de facturi:
facturi aferente costurilor de întreţinere (inclusiv fonduri sau penalizări) emise către proprietari;
facturi pentru activităţi economie (de exemplu: chirie spaţiu, banner publicitar, găzduire antene telefonie).
